Gestión documental en las empresas

Esta semana entrevistamos a Ada Colomer, consultora y formadora especialista en la gestión de la información y documentación, la gestión del conocimiento y la transformación digital. Hace más de ocho meses se embarcó en el proyecto de la Academia de Gestión, en donde realizan proyectos de transformación digital, formaciones a media, gestión documental y knowledge management.

Con ella hablaremos de la gestión documental, la cual consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Es un conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. En el caso de las empresas, este proceso debe realizarse durante toda la vida de la empresa, de manera que los registros almacenados puedan reflejar su historia.

Bienvenida, Ada. Antes de nada, cuéntanos un poquito sobre ti: ¿Cómo empezó tu interés por la gestión documental y cómo decidiste emprender una carrera en este ámbito?

Por PASIÓN. Como empleada, vi que el orden y la organización podía dar mucha tranquilidad, seguridad y bienestar. Al hacerme emprendedora también puedo adaptar totalmente el tipo de servicio y necesidad, puedo llegar a entender mucho más al cliente y sus necesidades. Me provoca una sonrisa y me da alegría cuando el cliente asiente con la cabeza y sonríe porque le has dado esa solución única.

Definamos un poco el concepto para nuestros lectores: ¿en qué consiste la gestión documental?

La gestión documental consiste en tres grandes aspectos:

Facilitar a las personas su trabajo con relación a los documentos haciendo que tengan unas pautas claras “qué” guardar, así como también el “cuándo”, “cómo” y “dónde”. Además, todo esto teniendo en cuenta que cuando lo recuperemos lo hagamos en el menor tiempo posible
Facilitar que la información sea compartida y accesible evitando duplicidades necesarias.
Por último, conservar la memoria de la organización, es decir saber aprovechar todo el Know How de la empresa, minimizando el impacto que causan perdidas de personal por el motivo que sea.

Cuéntanos sobre la evolución a lo largo del tiempo de la gestión documental. ¿Qué avances has notado?

Hemos pasado de tener unas bases de datos en archivística donde se anclan los recursos (documentos) a llegar a tener la tecnología que permite compartir la información de manera simultánea en varios centros (educativos, legales, etc.) además de poder automatizar la biblioteca o centro documental directamente por el proveedor , al cual le envías una URL para que sitúe la información. También hemos pasado de tener que situar manualmente la información, eso quería decir tener que coger el documento y cargarlo, a que puedas automatizar este proceso una vez creas el recurso, es decir el personal no tiene ni que poner o modificar un título, le aparece una ventana donde le indica que el recurso ya se encuentra en su gestor documental. El ahorro de tiempo es impresionante.

¿Cuáles son las áreas de gestión documental que crees que impulsarán el futuro?

En mi opinión el área de Sistema, pues las aplicaciones tienen que estar bien integradas, ser compatibles y garantizar una durabilidad en el tiempo.

También en implementación y estrategia, pues aun existe mucha resistencia a la cultura tecnológica y los que acompañamos y formamos tenemos mucho por hacer, en primer lugar, ganarnos la confianza (en mi opinión es clave) y en segundo lugar propondría hacer como si se tratara de una campaña de sensibilización donde cada profesional sepa comunicar muy bien los beneficios.

¿Qué herramientas se pueden utilizar para agilizarla?

Si estamos hablando de profesionales cuando hay volumen de documentos el GESTOR DOCUMENTAL es imprescindible, como base de datos de clientes ERP. Dependiendo de la cultura de la organización tendrá también un CRM sobre todo en equipos profesionales grandes. vale la pena trabajar con herramientas profesionales, cada vez son mejores y, además, garantizan un servicio postventa.

¿Cuáles son los retos de las PYMEs a la hora de gestionar los documentos de RR.HH.?

El reto de ser vanguardistas. En las pymes el acompañamiento y formación a la empresa cliente por parte de la asesoría/gestoría o despacho profesional es crucial porque ganan mucho tiempo si se les pasa la información correcta y la documentación necesaria, para hacer ese nuevo contrato o dar de alta a un/a trabajador/a en concreto.

El reto de ser rápidos y a la vez ahorrar tiempo. La falta de tiempo del profesional para hacer los trámites de altas, bajas, IT´s (que son las incapacidades temporales o bajas médicas), bajas por maternidad o paternidad, etc. Presentaciones mensuales de los seguros sociales, modelos 111 y el anual 190, etc. …. Y por no hablar de los ERTES. Para este tipo de situaciones tener la tecnología necesaria que automatice las micro tareas administrativas es fundamental, con ellas llega la rapidez y el ahorro de tiempo del que hablaba antes.

El reto de la capacidad de adaptación con el teletrabajo. En la pandemia, además, han comprobado que el sistema tecnológico es básico para trabajar a distancia por seguridad y salud. Además, puede dar muchos beneficios a la propia empresa si sabe utilizarlo.

¿Podrías darnos algún consejo para una buena práctica?

Pues una recomendación que doy siempre es tener como habito en la organización recoger por escrito los procedimientos, dan claridad, reflexión y recoger el know how de la empresa.

Cuando se recogen no se deben dejar en un cajón, sino que lo bueno es hacer un manual propio que ayude a la organización a que cuando haya incorporaciones se entregue dicho manual, Atención, algo a tener en cuenta es que este manual se pueda ir mejorando con las aportaciones del nuevo personal, eso le aportará nuevas habilidades y técnicas que recogidas en la última actualización de dicho manual permitirá saber útiles formas del “como se hace.” Eso es fundamental para acompañar de manera eficaz a la tecnología.

¡Olvídate del papeleo y digitaliza toda la documentación de RR.HH. con una solución centralizada y colaborativa! Gracias a niikiis, la gestión documental nunca fue tan fácil: organiza los documentos de tus colaboradores de forma estructurada, de fácil acceso en un sólo sitio digital y seguro. Sólo así podrás centrarte en lo que realmente importa: las personas.

Agradecemos a Ada Colomer por haber tomado el tiempo de compartir sus conocimientos con nosotros. ¿Quieres saber más sobre gestión documental? ¡Solicita una demo gratis para descubrirlo!